بررسی تحلیل فناوری اطلاعات ( IT )
مقدمه:
اطلاعات همانند خونی است که در کالبد
سازمان جریان مییابد و به آن حیات میبخشد، اطلاعات میتواند فرایند
تصمیمگیری را در مورد ساختار، تکنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین
اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و
مشتریان متصل میسازد، توسعه فنآوری اطلاعات مانند کامپیوترها و وسایل
ارتباط الکترونیکی ماهیت بسیاری از کارهای دفتری را دگرگون کردهاند،
شبکههای کار در خانه و خودکار شدن، امکان محدود کردن بعضی بخشها و کاهش
تعداد کارکنان سازمان را فراهم آوردهاند. از این پدیدهها (فنآوری
اطلاعات) ممکن است چنین استنباط شود که سازمانهای بزرگ کوچکتر میشوند و
گرایش بسوی انواع انعطافپذیرتر و کوچکتر سازمان نیرومندتر میشود.
فنآوری اطلاعات همچنین میتواند منجر به
تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بینالمللی باشد. زیرا این فنآوریهای
اطلاعاتی و کامپیوترها میتوانند تاثیر شدیدی بر عملکردهای اقتصادی و
اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند. هم در پیشبینیهای خوشبینانه از نظر
ابعاد مثبت تاثیرات فنآوری اطلاعات بر شیوههای زندگی و هم در بدبینیهای
موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر،
بر بازار کار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد. در حال حاضر فنآوری اطلاعات
مهمترین مسالهای نیست که یک کشور بخصوص با آن روبرو باشد بلکه تجلی آن
بعنوان سریعالتغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از کشورها، مسالهساز است. این
فنآوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینهها با سرعت قابل توجه
کاهش مییابند. دامنه کاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن
بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینههای مربوط به نیروی انسانی از
اهمیت بسیار برخوردار است.
همچنین کاربرد این فنآوریهای اطلاعاتی در
سازمانها در حکم یکی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و
تعیین استراتژی صحیح برای کاربرد آن ضروری است.
البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری
از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حکم منبعی
همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و … و گاه مهمتر از
اینها، امر راحتی نیست. حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی
عنصری غیر ملموس در حکم منبع اصلی امکانات حیاتی، مشکل است. اما اگر درست
توجه کنیم میبینیم که چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهرهوری و
سوددهی هر سازمانی و بهینهسازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر
میگذارند. اطلاعات در حیات هر سازمانی میتواند نقش مهمی را بعهده داشته
باشد. در واقع اطلاعات وسیلهای است که امکان استفاده بهتر و مناسبتر از
منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم میآورد. اطلاعات در سازمان
غالباً به شکل موثری اداره نمیشود و با وجود آنکه در بسیاری از سازمانها،
اطلاعات با فنآوری پیشرفته همراه شد و نظامهای پیچیده خودکار برای خدمات
اطلاعات و همچنین نظامهای خودکار دفتری و اداری در سطح وسیع به کار گرفته
میشوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراکز خدمات اطلاعاتی و
چگونگی و میزان کاربرد این فنآوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی
دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.
میتوان اولین گام برای کاربرد فنآوریهای
اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوة آن دانست. همان طوری که با
فعالتر شدن مدیریت، بکارگیری اصول و علوم آن سادهتر گردید، با ارج نهادن
به نقش اطلاعات در سازمان به کاربرد فنآوریهای اطلاعاتی و نیز نقشآفرینی
اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهرهگیری از آن
آگاهتر خواهیم شد.
تکنولوژی (فنآوری) :
تکنولوژی یکی از عوامل موثر و تعیین کننده
در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تکنولوژیکی باعث پیدایش صنایع و
مشاغل جدید و از بین رفتن یا بیاهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی
میگردد. بنابراین ورود تکنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید
میآورد که از جمیع جهات بر سازمان تاثیر میگذارد. تکنولوژی ترکیب جدیدی
از تلاش انسان، ماشینها و تجهیزات و روشهای انجام کار را ایجاد میکند که
نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب ترکیب صحیح میباشد. در مفهوم
واقعی تکنولوژی، اتفاق نظر کامل وجود ندارد. برداشتهای متفاوت از تاثیر
تکنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تکنولوژی در
سازمان نیز متفاوت بوده است و عدهای کل سازمان را بعنوان استفاده کنندگان
تکنولوژیهای متفاوت و حتی عدهای دیگر فرد را بعنوان یک واحد تاثیرپذیر
تکنولوژی مورد بررسی قرار دادهاند.
به همین جهت تعریف واحدی از تکنولوژی ارائه نشده است.
به هر حال، تکنولوژی عبارتی است که برای
هر نوع سازمانی قابل کاربرد است. سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از
تکنولوژی استفاده میکنند. همه سازمانها به این منظور بوجود آمدهاند که
تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تکنولوژی
است. البته شیء مذکور حتما نباید دارای شکل ظاهری و مادی باشد، بلکه
میتواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد. محسوس و
ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت
تکنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی که در
یک پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار میگیردبه همان نحو نیز در یک موسسه بیمه
مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد.(Scott . Bedeian . 1986)
تکنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج
پر ارزشی است که نوع بشر پس از قرنها تلاش برای دانستن و کاربرد دانشها
برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یک کلام میتوان گفت
تکنولوژی دستاورد دانش است. (هوا کیمیان، 1374، ص 20)
علم، صنعت و تکنولوژی میتوانند جامعه و
جهان را متحول کنند تا آن حد که پایهگذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع
بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگیهای کاملا متفاوت انتقال دهند.
«ژان ـ ژاک سروان ـ شرایبر» نویسنده کتاب (تکاپوی جهانی)از لحظههای
استثنایی و دگردیسی جوامع سخن میگوید که پیشرفت تکنولوژی زمینهساز آن
خواهد بود. شرایبر میگوید «ما در لحظهای استثنایی از دگردیسی جوامع از
جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی میکنیم، لحظهای که نظیر آن در طول
قرنها کمتر پیش میآید. … شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار کتاب
«تکاپوی آمریکا» استناد میکند.
پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه
اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقی
را به لرزه در آوردند. زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی
جامعه قرون وسطی شکاف ایجاد کرد. این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.
شرایبر ابراز امیدواری میکند که این بار
تحول جهان به گونهای باشد که همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و
بهرورزی بهره گیرند. او میگوید «البته اراده و حماسه را نباید از
ماشینهای کوچکی که مردمان سواحل اقیانوس آرام یکی پس از دیگری به خدمت
ذکاوت انسانها در میآورند، انتظار داشت. اگر قرار است و باید جامعه
اطلاعات که هم اکنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده میشود، به اشتغال کامل
استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان
دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یک انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری
است…»
با این تفاسیر باز بنظر میرسد که هنوز
نمیتوان تعریف جامعی را از تکنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از
بررسی تعاریف متعدد از تکنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تکنولوژی را
جامعتر یافتیم مینتز برگ تکنولوژی را عبارت از ابزاری میداند که برای
دگرگون کردن «وارده یاin Put » به «ستاده یا Out Put» در هستة عملیاتی بکار
میرود. مجموع تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را
تشکیل میدهند که شامل سه تکنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام کار
میباشد. (مینتز برگ، 1371 ص 17)
همانطور که در صفحات پیشین اشاره کردیم
تکنولوژی یکی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است. و از نخستین
سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فنآوری و
پیشرفتهای آن بود که ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثیر فنآوری بر
روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول
سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظهای به منظور شناخت ماهیت و عوامل
موثر در فنآوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم
کرد:
1- پژوهش وود وارد :
خانم جون وود وارد (1971 ـ 1916 م) استاد
جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تکنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او
تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع کرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی
است که وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهشهای مناسبات انسانی در دانشکده
فنی اسکس جنوب شرقی بر روی تکنولوژی و ساختار در شرکتهای تولیدی بعمل
آورده است. بعدها او و همکارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها
نیز افزودند. وود وارد و همکارانش حدود 100 شرکت را مورد مطالعه قرار دادند
که اطلاعات بدست آمده از هر شرکت با شرکتهای دیگر متفاوت بود شاید یکی از
دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شرکتها بود که یکی شاید 10 کارمند و دیگری
100 کارمند داشت. (نمودار 1 ـ2)
وود وارد سازمانها را در سه گروه کلی فرهمند، سنتی و بور و کراتیک جای داد و در این نوع طبقهبندی نکاتی از قبیل:
سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایینترین سطح، حیطة نظارت و یا
میانگین افرادی که زیر نظر یک سرپرست بکار اشتغال دارند، میزان ابهام یا
وضوح در شرح وظایف کارکنان، حجم مکاتبات و دستور العملها، میزان تقسیم
وظایف کارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند. وود وارد درمییابد که
سازمانها از نظر ویژگیهای بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در یکجا افراد
تحت سرپرستی یک سرپرست خیلی کم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر.
سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداکثر 8 رده میرسید و
ارتباطات در جایی بکلی بصورت شفاهی انجام میگرفت اما در جایی دیگر همین
ارتباطات کلا بصورت کتبی صورت میپذیرفت. او از خود پرسید این تفاوتها ناشی
از چیست؟
گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به
سوال فوق ابتدا فرض کردند که ممکن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها
دلیل اختلافشان باشد. اما به جوابی نرسیدند. ولی وقتی تفاوت بین فنون
متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فنآوری تولید با سلسله مراتب،
حیطه نظارت و آن ویژگیهای سازمانی فوق الذکر ارتباط دارد. وود وارد و
همکارانش ادعا نکردند که فنآوری تنها عامل موثر در ساختار یک سازمان است
همچنان که نگفتند مدیران نمیتوانند بر ساختار سازمانها اثر بگذارند اما
تاکید کردند که فنآوری در ساختار سازمان اثر عمدهای دارد.
نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل میباشد:
1ـ ساختار سازمان با فنآوری ارتباط دارد.
2ـ سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فنآوری تولید بیشتر میشود.
3ـ تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.
4ـ هزینه نیروی کار همراه با افزایش
پیچیدگی فنآوری کاهش مییابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از کل
هزینههای تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته میرسد.
5 ـ نسبت کارکنان اداری و سرپرستی به کارگران ساعت مزد با پیچیدگی فنآوری کاهش مییابد.
6ـ با پیچیدگی فنآوری سطح تحصیلات کارکنان بالا میرود.
7 ـ با افزایش پیچیدگی فنآوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش مییابد.
8 ـ سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطافپذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.
9 ـ ارتباطات کتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات کتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.
10 ـ تقسیم کار و تخصص در تولید انبوه شدید است.
11 ـ علیرغم نیاز به کنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.
(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132)
لازم به یادآوری است که خانم وود وارد شرکتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم کرد:
1 ـ تولید تک محصولی و دستههای کوچک : که
این شرکتها معمولا به صورت کارگاه هستند و سفارشات اندک میگیرند و بر طبق
خواست مشتری عمل میکنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای
پیشرفته و مکانیزه ندارند.
2 ـ تولید انبوه و دستههای بزرگ : که یک نوع فرایند تولید یا ساخت است که از قطعات استاندارد استفاده میکند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.
3 ـ فرایند تولید مستمر : در
فرایند تولید مستمر همه کارها بوسیله دستگاههای پیشرفته و مکانیزه انجام
میشود. در این فرایند چیزی بنام شرع یا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد.
(دفت، 79، ص 211 ـ 207)
تاریخچه فنآوری اطلاعات:
تاریخچه فنآوری اطلاعات به چهار دوره
اصلی تقسیمبندی میگردد و هر یک به وسیله فنآوری اصلی که در آن زمان برای
حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بکار میرفته متمایز
میگردد. این چهار دوره عبارتند از:
عصر قبل از مکانیکی (1450 ـ 3000 قبل از میلاد مسیح)
عصر مکانیکی (1840 ـ 1450 پس از میلاد مسیح)
عصر الکترو مکانیکی (1940 ـ 1840 پس از میلاد مسیح)
عصر الکترونیک (زمان حال ـ 1940 پس از میلاد مسیح)
چگونگی ذخیره و نمایش اطلاعات بگونهای که
دقیق و روشن و دائمی باقی بماند، از جمله مسائل اساسی بود که انسانها در
طی دوره ما قبل مکانیکی با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولین
سیستمهای نوشتاری و شمارش، ایجاد سیستمهای شمارش 9 رقمی و سپس 10 رقمی،
کاغذ، قلم، کتاب و کتابخانه به انسان امکان غلبه بر موانع و شناخت بهتر
جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال دیدههایش
بپردازد. اما زمان و هزینة زیادی مورد نیاز بود و برای همه بهرهگیری از
این امکانات ممکن نبود. مخترعین با بهرهگیری از ابزارها و فنآوری موجود
(چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مکانیکی بوسیله آنها) ماشینهایی را
اختراع نمودند که برخی کارها را که انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جای
او انجام میداد. (عصر مکانیکی). با پیچیدهتر شدن نیازهای جوامع صنعتی،
نیاز به فنآوری قدرتمندتر برای پشتیبانی از سیستمهای اطلاعاتی پیشرفته
افزایش مییافت. دستیابی به روشهایی برای مهار الکتریسیته کلید پیشرفت در
این دوره (الکترو مکانیکی) بود و دانش و اطلاعات میتوانست تبدیل به ضربات
الکتریکی گردد. در طی 50 سال پس از عصر الکترو مکانیکی نیاز به فنآوری
سریعتر، قدرتمندتر و معتبرتر برای کمک به انطباق با تغییرات سریع دنیای
اطراف. یک مساله کلیدی بود و کشف فنآوری دیجیتال که قادر بود این نیاز را
مرتفع سازد پیشرفت اصلی این دوره بود.
و حذف افزونگی اطلاعات و عدم یکدستی است.(سعادت، 1374، ص 21)
معرفی چند نمونه از فنآوریهای اطلاعاتی:
پست صدا:
یکی از زمینههای تحقیقی جالب و در حال
توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظامهای پست صدا سه عمل را انجام میدهند:
ضبط و ارسال صدا: در این نوع فنآوری شخص تلفن کننده بجای شماره مخاطب
شماره نظام و شماره پست الکترونیکی را میگیرد و پیامهای خود را به صندوق
پستی گیرنده ارسال میدارد دریافت کننده هم با سیستم ارتباطات تلفنی تماس
برقرار میکند و پیامهای خود را با صدای ارسال کننده دریافت میکند.
ـ پاسخگویی تلفنی:
نظامهای پست صدا به تنهایی قادر به جوابگویی به پیامهای تلفنی نیستند. این
نظامها فقط از یک طرف پیام را گرفته ضبط و سپس برای طرف دیگر ارسال
میکنند. اما هم اکنون در بعضی از انواع PABX امکانات پاسخگویی تلفنی
فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پیامها به پست صدا هدایت و
متعاقباً از گیرنده درخواست میشود که پاسخ خود را آماده کند.
ـ اعلام پیام: در گذشته،
استفاده کنندگان از پست صدا یا شخصاً با سیستم تلفن تماس میگرفتند یا
منتظر برقراری ارتباط با سیستم تلفن میشدند و کسی که پاسخ میداد و پیام
را دریافت میکرد. اما با پیشرفت فنآوری هرگاه متقاضی پیامی داشته باشد
سیستم را مطلع میسازد.
ـ پست الکترونیک: خدمات
مربوط به متن و پیام به نوار این امکان را میدهد تا پیامهایی را که بصورت
متون کوتاه نوشته شدهاند بصورت یک به یک یا یک به چند معادله کنند. اصطلاح
پست الکترونیکی که برای این کار استفاده میکنند. معمولاً طیف وسیعتری
مانند فاکس مایل (نمابر) تلکس و خدمات دیگری از این قبیل را نیز شامل
میشود. ویژگی مهم خدمات پیام اینست که فرستنده و گیرنده در زمان و مکان
مناسب نسبت به ارسال پیام عمل میکند.
ـ نظامهای کنفرانس رایانهای:
این نوع نظامها امکان مکاتبات چند نفره را
فراهم میکنند. کاربرد اصلی این نظامها در تبادل نظر افراد با یکدیگر و در
حقیقت تشکیل کنفرانس الکترونیکی است.
ـ تابلو اعلانات الکترونیکی:
یکی از انواع نظامهای کنفرانس، تابلوی
اعلانات الکترونیکی یا «بولتن برد» است. این نوع نظامها امکانات ارسال
پیام را به همه اعضای شبکه یا اعضای شبکههای متصل به شبکه را ارسال کننده
فراهم میآورد.
ـ کنفرانس از راه دور به صورت سمعی و بصری: این
خدمات امکان تبادل اطلاعات بین مردم نقاط مختلف را بصورت سمعی و بصری
رادیوئی و تلویزیونی فراهم میآورد چهار نوع نظام کنفرانس از راه دور وجود
دارد که به ترتیب عبارتند از، ویدئو تمام حرکت با حرکت کند، گرافیکی، سمعی
و بصری.
ـ شبکههای مجتمع: شبکه
مجتمع به شبکهای گفته میشود که شکلهای متنوع اطلاعات را با یک نظام
انتقال الکترونیکی مبادله کند. یک شبکه مجتمع میتواند وظایف تمامی
شبکههای اختصاصی را که در ظرف ده سال اخیر ایجاد شدهاند و همچنین
شبکههای مربوط به تلفن، تلکس، انتقال اطلاعات و شبکههای جدید محلی را بر
عهده گیرد. (مؤمنی، 1380، ص 130 ـ 120)
ـ اینترانت:
اینترانت شبکه کامپیوتری داخل سازمان است
که متبنی بر فنآوری اینترنت و وب است تحت شبکه اینترنت، تصاویر و اسناد
اطلاعاتی سازمان در شکل ابر متنی و ابر رسانهای خود متشکل از اطلاعات
فردی، جمعی و کاری است و از یک ساختار درختی که از یک تکه صفحه منشعب
میشود برخوردار است. ( Turban, 1996, P. 193)
منابع حاصل از اینترانت:
اینترانت نه تنها برای تهیه و آمادهسازی
اطلاعات در لحظه مفید است بلکه بر روی باز مهندسی فرایند ایفای فعالیتها
نیز اثر میگذارد مانند:
1 ـ خودکار سازی و خودکفایی در اطلاعات و
فراهم کردن اطلاعات گسترده برای استفاده کنندگان که شامل امکانات مالی
مؤسسات عالی و غیره است.
2 ـ مدیریت نظام انبارداری و استفاده
بهینه از آن درنظام مکان نما و نظامهای همراه با تعیین وضعیت موجودی، امکان
نگهداری و فراهم کردن اطلاعات مربوط به قیمتها.
3 ـ خرید و تامین بودجه مالی، شامل نرخهای تغییر و تسعیر ارز، نقدینگی و غیره.
ـ معمولاً به دلایل ذیل اقدام به ساخت اینترانت میشود:
1 ـ بهبود ارتباطات داخل سازمان
2 ـ توزیع اطلاعات عمومی
3 ـ توانمند ساختن کارکنان در استفاده از سوابق اقدامات انجام شده و پروندهها.
(Turban, 1994.P.P:193 - 201)
ـ کاربرد فنآوری اطلاعات در سازمانها:
فنآوری اطلاعات در سازمانها دارای کاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این گونه کاربردها را به دو گونه طبقهبندی نمودهاند:
الف ـ کاربرد عملیاتی :
استفاده از فنآوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فنآوری
اطلاعات مینامند. تهیه لیست حقوق، صدور احکام کارگزینی، پیشبینی موجودی،
برنامه ریز تولید و توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، تهیه
صورتهای مالی و سود و زیان و دیگر وظایف تخصصی از جمله زمینههای کاربرد
عملیاتی فنآوری اطلاعاتی هستند. در این سطح فنآوری اطلاعات و رایانه
موجب گسترش خودکار شدن کارها و امور اداری گشته و در نتیجه به انجام
اقتصادیتر کارها و سرعت در انجام آنها میانجامد.
کاربرد عملیاتی فنآوری اطلاعات در سازمانها چهار پیامد عمده را در پی داشته است:
1 ـ افزایش بهرهوری
2 ـ افزایش اثر بخشی از طریق کاهش
هزینههای عملیاتی که این کاهش از چند جهت امکان پذیر میگردد. با ورود
فنآوری اطلاعات به سازمان نیاز به نیروی انسانی کاهش مییابد. فنآوری
اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح
موجودی سبب کاهش هزینههای عملیاتی میگردد، و نیز موجب کاهش سطح ضایعات و
زمان لازم برای تولید میگردد.
3 ـ ارائه روشهای کنترل فعالیتهای منابع انسانی
4 ـ افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفتهای حاصله در کنترل کیفی و نوآوری
ب) کاربرد اطلاعاتی:
کاربرد اطلاعاتی فنآوری اطلاعات سبب
تسهیل در جمعآوری و ذخیره و انتشار اطلاعات میگردد. به عبارت دیگر اگر
رایانه و دیگر فنآوریهای عملیاتی در نقش کاربرد عملیاتی بعنوان یک عنصر و
عامل اصلی در جمعآوری، انتقال و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و
استانداردهای سازمان کمک مینماید. برنامه ریزی آموزشی، تحقیقات بازار،
تحقیق در عملیات، پیش بینی فروش و … از جمله زمینههای کاربرد اطلاعاتی
فنآوری اطلاعات میباشند. کاربرد اطلاعاتی فنآوری اطلاعات نیز چهار نتیجه
در پی دارد:
1 ـ کمک به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان
2 ـ افزایش هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان
3 ـ دستیابی به سیستمهای اطلاعات مدیریت استاندارد و پیشرفته.
4 ـ تامین اطلاعات لازم برای تصمیمگیری سریع و دقیق.
(غفاری مؤید، 1379، ص 47)
ناخشنودی از فنآوری اطلاعات در سازمان:
از آنجایی که فنآوری اطلاعات ستون فقرات
پردازش اطلاعات در سازمانهای امروزی بحساب میآید. احتمال و ریسک ناشی از
کاربرد این فنآوریها در سازمان را نیز همیشه باید مد نظر قرار داد. اگر چه
طبق قانون مورفی هیچ سیستمی را نمیتوان طراحی نمود که کاملاً عاری از خطا
و اشتباه باشد اما با وجود این سازمانهایی که مبادرت به خرید تجهیزات در
زمینه فنآوری اطلاعاتی میکنند باید قبل از رسیدن به مرحله اجرا و اقدام
برای عمل کاملاً نقاط و مواردی را که امکان خطا در آن وجود دارد شناسایی و
روی آنها دقیقاً برنامهریزی کنند.
یک نمونه: در سال 1993
یک موسسه مطالعاتی دولتی همراه موسسه I.C.L و مرکز مطالعات ملی کامپیوتر
در رابطه با فنآوری اطلاعاتی، 850 شرکت را مورد مطالعه و بررسی قرار
دادند. براساس نتایج و یافتههای مطالعاتی این گروه مشخص شد که حدود 80
درصد شرکتهای مورد بررسی از اختلالات ناگهانی که در سیستمهای کامپیوتری
آنها بوجود میآید. در رنج هستند، هزینه این قبیل اختلالات کامپیوتری
سالانه حدود 15 میلیارد پوند برآورد شده بود. مهمترین درس این مطالعات و
بررسیها این نکته است که با عرضه امکانات تکنولوژیک در زمینه سیستمهای
اطلاعاتی، پردازش و سیستمهای شرکت نیز باید مورد بازنگری قرار گیرد و برای
محافظت سازمانها در قبال اختلالات و خرابیهای پیشبینی نشدة سیستمی اقدامات
پیشگیرانه صورت بگیرد.
معمولاً خطرهای مختلفی سیستمهای اطلاعاتی سازمانها را تهدید میکنند:
ـ قطع برق
ـ آتشسوزی و حریق
ـ ویروسهای کامپیوتری
ـ سرقت و سوء استفاده اطلاعاتی
ـ اختلالات سختافزاری و نرمافزاری
ـ اختلالات ارتباطات خطوط شبکه
1 ـ کنفرانسهای صوتی
2 ـ واژه پردازی
3 ـ سیستمهای پردازش الکترونیکی
4 ـ پست صوتی
5 ـ روزنگار الکترونیکی
6 ـ بازیافت اسناد
7 ـ انتقال از طریق پست تصویری
8 ـ نمودارها
9 ـ آگاهی گروهی
(رضائیان، پیشین، ص 26)
اولین کاربردهای اتوماسیون در کارخانهها
در اواخر سالهای دهه 1950 شروع شد. در آن موقع ماشین آلات چنان طراحی شد که
بتوانند بوسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند. با این
کنترل ماشین آلاتهایی طراحی گردیدند که مستقیماً با مینیکامپیوتر و
کنترل شماره مستقیم، اداره میشوند. امروزه نیز رباطهای کارخانهای و تولید
با کامپیوتر CAM و طراحی با کامپیوترCAD به اتوماسیون کمک کرده است.
منشاء اتوماسیون اداری به اوائل دهه 1960 بر میگردد که مؤسسه آی. بی. ام،
اصطلاح کلمه پردازی یا تایپ را برای توصیف فعالیت پخش ماشین تحریر الکتریکی
خود بکار گرفت. اولین اثر مملوس این مفهوم در سال 1964، هنگام ارائه یک
ماشین جدید بنامMT / ST شکل گرفت. در این اثر هنگامیکه یک نمونه نامه تایپ
میشد، بر روی نوار ضبط میگردید. این نامه میتوانست بارها از روی نوار
تایپ شود.
در طی سالهای بعد سایر تکنولوژیها در
امور اداری بکار گرفته شد که بعضی با کامپیوتر و بعضی بدون آن بود. بدنبال
این بحث میتوان تعریف اتوماسیون اداری را چنین عنوان نمود. (چهار سوقی،
1380)
عمدتاً چهار گروه از اتوماسیون اداری
استفاده میکنند. مدیران، اشخاص متفکر، منشیها و کارمندان دفتری. اشخاص
متفکر یا حرفهای کسانی هستند که سایرین را اداره نمیکنند، اما در ارائه
نوعی مهارت خاص همکاری دارند که آنها را از کارکنان دفتری و منشیها متمایز
میسازد. اشخاص حرفهای معمولاً حقوق دریافت میدارند در صورتی که به
منشیها اغلب بر مبنای کار ساعتی، پرداخت صورت میگیرد. همچنین اصطلاح
کارمند حرفهای به مدیران و اشخاص حرفهای که دانش آنها کمک اصلی را به
فعالیتشان مینماید، نیز اطلاق شده است.
اتوماسیون میتواند تهیه مکاتبات ارسالی
برای کارکنان متفکر را آسانتر سازد. بطور مثال: کارکنان و یا منشیهای
ایشان میتوانند با استفاده از کلمه پردازی، نامها و یادداشتها و گزارشات
را تهیه کنند. البته مکاتبات ارسالی یک شخص، مکاتبات دریافتی شخص دیگر است.
اتوماسیون اداری به عنوان وسیلهای برای مکاتبات دریافتی و ابزاری در کسب
اطلاعات جهت حل مساله میباشد و دریافتکننده به راحتی میتواند از کیفیت
برتر مستندات استفاده نماید. (مک لوید،1372)
سیستم اطلاعاتی عملیاتی TPS
این نوع از سیستمهای اطلاعاتی،
ابتداییترین سیستمهای اطلاعاتی هستند و برای اولین بار در دهه 1950 در بخش
حسابداری شرکتهای بزرگ ایجاد شدند، سیستمهای پردازش عملیات روزانه را
کنترل و پشتیبانی میکنند.
(Sen and others, 1990, P:86)
در کل دو نوع سیستم اطلاعاتی عملیاتی(TPS) میتوان مشاهده کرد:
1 ـ سیستمهایon - line که شامل یک ارتباط مستقیم بین کاربر و برنامه TPS
2 ـ سیستمهای Batch که رخدادها در آن با هم گروهبندی میشوند و به عنوان یک واحد پردازش میشوند.
با توجه به تفاوتهای موجود در زمینه
فعالیت سازمانها میبایست سیستمهای اطلاعاتی نیازهای خاص آنان را برآورده
سازند. این تنوع نیازها و انتظارات، کارشناسان سیستمها را وا میدارد تا
حداقل، به سه بعد اساسی در طراحی فرایند عملیات توجه کنند. این ابعاد
عبارتند از زمان، فنآوری و ابزارهای مدلسازی. چنانچه بخواهیم فرایند
عملیات را با توجه به بعد زمان طراحی کنیم، با دو حالت روبرو خواهیم بود:
1- طراحی زمان واقعی(on - line): یعنی به محض وقوع هر فعالیتی، دادههای مربوط به آن وارد کامپیوتر شده و پردازش شوند.
2 ـ طراحی برنامهای یا دستهای(Bath) : که در آن دادههای مربوط به مجموعهای از فعالیتها در طی زمان و مطابق با برنامههای مشخص مورد پردازش قرار میگیرند.
(David Kroenke, 1992, P:28)
مقدمه: «چرایی مطالعه سازمان»
سازمانها نقش عمدهای را در جهان نوین
ایفا میکنند. حضور سازمانها اساساّ هر بخشی از زندگی اجتماعی کنونی را تحت
تاثیر قرار میدهد. پیتر دراکر معتقد است که امروزه جوانان باید سازمانها
را همانگونه بیاموزند که اجدادشان کشاورزی را آموختند.
همه ما میدانیم که تحولات بزرگ اجتماعی
اصولاً زائیدة فعالیتهای سازمانی بوده است. امپراتوری رم، گسترش مسیحیت و
رشد و توسعه سرمایهداری سوسیالیزم همگی از طریق فعالیتهای سازمانی
امکانپذیر شده است. دفع ضایعات اتمی، تروریسم، بیکاری و سایر مسائلی که
جامعه کنونی با آن روبروست همگی به گونهای است که درکشان بدون درک مفاهیم
سازمان و محتوای سازمانی دشوار است.
سازمانها هم میتوانند مفید باشند و هم
میتوانند بذر نفاق و دشمنی را بپرورانند. سازمانها منافع فردی و گروهی
اعضای جامعه را تامین میکنند. همچنین سازمانها در ارائه و تدوین سیاستهای
دولت نقشی فعال دارند.
یکی از نویسندگان بزرگ متون و ادبیات
سازمانی (هال) میگوید که ما زمانی میتوانیم به این پرسش که چرا باید
سازمانها را مطالعه کنیم پاسخ دهیم که همه مطالب مربوط به سازمان را مطالعه
کرده باشیم. بدون تردید در زمان کنونی که همگی در کشور سازمانی بسر
میبریم مدیریت اهمیت زیادی دارد، ولی آنچه را که باید بیشتر مورد توجه
قرار دهیم سازمان است نه تنها مدیریت.
در کل میتوان اهمیت مطالعه سازمان را در این جمله ریچارد هال خلاصه کرد:
«هر قدر ما بیشتر بتوانیم دنیایی را خلق
کنیم که از نظر معنوی، اخلاقی و سیاسی تجانس لازم را داشته باشد بعنوان
نیروی کار و شهروند بهتر میتوانیم سازمانها را اداره کنیم و مقاومت
نماییم.»
در این قسمت از تحقیق محقق کوشیده است که
با مطالعه و بررسی ادبیات نظری در خصوص تئوریهای سازمان و ساختار سازمان،
اصول سازماندهی و ساختار بندی سازمانها تصویری جامع از سازمان و مسائل
ساختاری آنرا پیش روی خوانندگان قرار دهد.
«سازمان»
نگاهی به تعاریف سازمان:
ـ سازمان یک رابطه اجتماعی بستهای است که
طبق مقررات به افراد خارجی اجازه ورود نمیدهد. دستورات برای عملیات
بوسیله افراد خاصی که عهدهدار این وظیفه هستند. و در راس امور سازمان قرار
میگیرند اعمال میشود و معمولاً یک ستاد اداری و اجرایی دارد. (Weber,
1947. P. 146)
ـ سازمان یک نهاد اجتماعی هدفمند است که
با برنامههایی روشن، به علت داشتن ساختاری آگاهانه و مرز مشخص فعالیتهای
خاص را انجام میدهد.
(Drucker, 1978, P.25)
ـ سازمان عبارتست از هویتی اجتماعی که
بطور آگاهانه هماهنگ و برنامهریزی شده و با مرزی نسبتاً مشخص و همچنین
روابطی نسبتاً پایدار برای کسب هدفی مشترک یا مجموعهای از اهداف عمل
میکند. (Robins, 1987.p.)
ـ بارنارد سازمان را یک سیستم از فعالیتها
یا نیروهای هماهنگ و آگاهانه که از دو یا چند نفر تشکیل شده است میداند.
(اسکات، 1374، ص 26)
ـ تالکوت پاسونز و آمیتای اتزیونی سازمان
را عبارت از واحد اجتماعی خاص که ترکیب و استخوانبندی آن اندیشمندانه و از
روی تعهد ساخته شده و بارها مورد دوبارهسازیهای مجدد به منظور حصول هدف
یا هدفهای قرار میگیردمیدانند. (رحمان سرشت، 1377، ص 33)
ـ اسکات میگوید:«سازمانها را در قالب
فعالیتهای گروهی تعریف کردهاند … و گفتهاند که مقصود از تشکیل آنها
دستیابی به هدفهای تقریباًخاصی است که به صورت مستمر در پی کسب آنها بر
میآیند. ولی باید این نکته روشن شود که سازمان ویژگی خاص خود را دارد و
این علاوه بر دستیابی به یک هدف خاص و استمرار در این کار است. این ویژگی
خاص عبارتست از وجود مرزهای تقریباً ثابت، یک سلسله مراتب اداری و نوعی نظم
و ترتیب مدبرانه، یک سیستم ارتباطات و سیستم انگیزشی که موجب میگردد
افراد در سایه همکاری درصدد تامین هدفهای مشترک برآیند.» (هال، 1376، ص 50)
ـ سازمان از نظر «Pfiffner & sherwood»:
«سازمان عبارتست از الگویی منظم و عقلایی
از روابطی که بین تعداد زیادی از افراد (که وظایف پیچیده و متعددی انجام
میدهند و کثرت تعداد آنان به حدی است که نمیتوانند با هم در تماس نزدیک
باشند.) بمنظور رسیدن به هدفهای مشترک برقرار میباشد.» (Pfiffner &
sherwood, 1960, P.30)
ـ Hompton سازمان را عبارت از دستهبندی و
گروهبندی افراد در قالبهای نظام یافته به گونهای که مساعی هماهنگ شده
آنها در یک محیط متغییر بصورت وسیلهای برای نیل به هدفهای سازمان درآید،
میداند (Hompton, 1987, P:89)
ـ سازمان در اصل شبکهای از فرآیندهای
عملیاتی و اداری است که بر همه تاثیر متقابل دارند و همراه با آنها
نظامهای آسانساز به کار میپردازند. این شبکه به دست انسان هدایت میشود و
هدفهای چندگانه دارد و در درون شبکه گستردهتری از فرایندها و نظامها جای
دارد که با هم تعامل دارند. (مولان و شولر، ترجمه طوسی و صائیی، 1377،
ص11)
ـ سازمان عبارتست از هماهنگی معقول عدهای
از افراد که برای تحقق هدف مشترکی از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط
منظم و منطقی، بطور پیوسته فعالیت میکنند. (علاقهبند، 1375، ص 9)
ـ ادگار شاین در تعریفی که از سازمان بعمل
میآورد چنین میگوید: «سازمان عبارتست از هماهنگی معقولی در فعالیتهای
گروهی از افراد برای نیل به یک هدف یا منظور مشترک تقسیم کار و وظایف از
مجاری سلسله مراتب اختیار و مسئولیت قانونی. (شاین، ترجمة صادقپور، 1353،
ص14)
ـ گری دسلر سازمان را اینگونه تعریف
میکند. «منظور از سازمان واگذاری وظیفه مشخص و متمایز به تکتک افراد است و
نیز حصول اطمینان از اینکه آنچنان هماهنگاند که سازمان میتواند هدفهای
خود را تحقق بخشد. هرگز سازمان بجز در موارد خیلی نادر، خودغایت نیست، بلکه
وسیلهای است برای نیل به غایتی و غایت، تحقق هدفهای سازمان میباشد.
بنابراین یک سازمان متشکل از افرادی است با وظایف متفاوت که برای تحقق
هدفهای سازمان هماهنگ شدهاند. (دسلر، ترجمه مدنی، 1373، ص 100)
